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ERP实施:提高用户信息满意度

我国应用MRPⅡ/ERP系统20年来有成功的经验,也有失败的教训。因此,认真总结多年来实施ERP的经验和教训,对今后的发展策略进行深入地研究和探讨并进行有效地交流,对推动我国ERP应用是非常重要的。
   当前,国外把用户信息满意度UIS(User Information Satisfaction)作为MIS成功的主要因素和评价指标。UIS理论认为MIS的失败主要由于以下三个方面差距造成的:
   用户需求与开发者对需求理解之间的差距;
   软件设计与实施之间的差距;
   提供的信息服务与用户期望之间的差距。

  由于以上三方面差距的存在,降低了系统的效用,实施的效果不理想。其实,在实施ERP时,也同样面临这样的问题。为了提高用户信息满意度应注意下面三个方面的问题:

  关注ERP软件的成熟度
   ERP软件是一种特殊商品,是面向管理的应用软件。管理有两重性,即自然属性和社会属性。所谓自然属性就是制造业的生产过程是不分国界的,这也是制造业企业管理模式MRPⅡ/ERP可以应用在中国的物质基础。但管理又有其社会属性,它与社会制度、民族文化、企业的机制和运营的社会环境等有关。
   因此,这就要求ERP产品既要引用国外先进的管理理论,又要与我国企业的实际情况相结合。不可能用一种所谓的“标准管理模式”套用在所有的企业上。这就要求软件供应商在最大程度上提供具有先进性、灵活性和多适应性的产品,针对不同生产类型的企业具有不同的解决方案并达到一定的成熟度。一个成熟的产品,表现在系统功能的全面性和集成性,它会缩短实施周期、提升客户满意度、提高企业的管理水平和适应企业的发展,真正给企业带来效益。选择一个成熟的产品是企业实施ERP成功的前提。

  要有合理有效的解决方案
   任何产品(包括ERP商品化软件)都应以满足客户的个性化需求为宗旨,那种推行“最佳模式”,用外国“最佳模式”改造国内所有企业并不是最佳的。各个企业都有自己的特点,有成功的经验,也有缺陷。特别是成功的企业,例如:海尔、邯钢、斯达等在企业管理上都有其特点和先进的管理模式,使其在激烈的市场竞争中得到生存和发展。
   如果用统一的模式塑造企业就会使企业失去持续发展的活力,虽然有人统计BPR失败率高,但我们对BPR应正确理解,在一定范围内进行业务流程重组对于实施ERP是必要的。因此,在企业实施ERP系统时,通过企业诊断和系统分析(需求分析),深入了解和分析企业的业务流程、需求和存在的问题,肯定和保留企业(或行业)的优势,克服企业存在的缺陷,找到真正符合企业实际情况的合理解决方案,在此方案的基础上,对商品化软件和企业业务流程进行合理调整,但这种调整是理性的,是通过认真分析和评估得出的。对用户来说,只有这样的ERP解决方案才真正贴切、实用,而又保持了先进性。

  要有高素质的实施顾问
   要想提高ERP在我国实施的成功率,必须把ERP系统实施放在首位。要强调“三分技术、七分实施”的观点。实施顾问是企业请来的老师,一个好的实施顾问是实施成功的重要条件。实施顾问要有比较好的MRPII/ERP 理论知识,既要熟悉企业将要使用的ERP系统,还要对企业的业务流程有比较多的了解,特别是要对一个企业管理的全局模式有一个好的判断。这样,他就能够将这些理论知识灵活地应用到实践中去。通过调研、分析、交流,能够对企业现行管理中存在的问题,提出合理的解决方案。一个好的实施顾问应该是不断积累在实践中的宝贵经验,并把这些经验传授到其他企业的应用之中。实施顾问主要是解决两方面的问题:把握好整个项目实施的方向,与企业共同确定管理的模式;对于企业中出现的问题,能够及时准确地提出解决的方案。
   在努力提高用户信息满意度的同时,大家必须冷静地认识到,实施ERP一定要有所为,有所不为。在实施ERP系统的过程中,企业面临多方面的挑战。这些挑战都是在进行ERP系统实施中遇到的困难和障碍,作为企业必须清楚地认识到这一点。

  确定清晰明确的目标
   要有一个明确的可行目标,明确改造企业现行手工管理中不能解决的、可提高效能的、提升整体管理水平的并在一定时期可以实现的目标,该目标要有可操作性、现实性、长远性、阶段性;认识到它是一个系统工程,需要公司内外诸多部门、诸多人员花一定量的时间和精力,做许多细致的工作;它是一个依靠自己的项目,必须是以企业人员为核心,这种担子不能交给外面的人去挑,例如,完全依赖外聘顾问或软件供应商。
   因此,实施的关键原则是:实施者=用户;它需要转变新的工作方式,ERP需要一种新思维和新观念,用老眼光看待新事物是不行的。原来企业存在的诸多习惯和流程并不都是合理和有效的,它的存在是受到手工管理工具的制约。ERP系统的应用将彻底改变这种制约。先进的管理思想、流程控制、数据的充分共享和信息的快速交流等,都将给企业的管理带来巨大的便捷,那些不再适应新环境要求的、落伍的东西必须得到改进或抛弃。

  企业领导是系统中的重要一员
   企业领导的支持和参与是实施企业ERP成功的关键,这已被国内外的经验和教训所证实。这里的领导包括企业的中层领导在内,特别是高层领导。这项工作体现在方方面面,包括:人力、物力和资金的投入;部门和单位之间需要在统一的计划下,协调地开展工作;企业管理机制、组织机构、管理模式和方法的重大调整;协调人们的思维方式和行为方式产生的阻力等。
   其实还有一点值得反复强调的问题:企业领导才是ERP系统的重要使用者。一个企业实施ERP系统,只是业务人员使用是不够的,不会达到最佳的应用效果,真正发挥作用是企业领导在准确、快速、全面的共享信息中,通过分析做出最佳的决策。实际上,企业领导在系统中可以清楚地了解各个部门的运行情况,通过数据的挖掘与分析,可以发现在经营管理过程中存在的问题,及时做出决策。同时,也是给具体的业务人员一种巨大的压力。在这样的氛围下,系统一定能够得到顺利地实施和高效地运行。

  强化项目管理
   ERP系统的实施是一项复杂的系统工程,涉及到多个部门、多种业务流程之间的互相配合和互相制约,是在同一根链条下进行协同工作,一旦某一个环节发生异常,将影响整个系统的运行。因此,在实施ERP系统过程中,加强项目管理对实施的成功具有重要作用。项目管理的要点是建立强有力的组织机构,制定详尽的项目实施计划,制定各种规章制度、操作规范、作业流程和项目进度、质量的评测标准,对资源竞争予以调节,进行项目各阶段的考核和评估。只有强化项目管理和执行严格的规章制度才能保证项目实施的成功。

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